1. Lưu ý trước khi mua
Trước khi sử dụng máy hủy tài liệu điều đầu tiên bạn cần nhớ là đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất hoặc nhờ nhân viên bán hàng tư vấn các tính năng cũng như cách sử dụng của máy.

Đồng thời, bạn cũng nên kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ máy hủy tài liệu xem có các vật lạ hay bụi bám mắc vào lưỡi cắt không. Bệnh cạnh đó, bạn phải chú ý đặt máy hủy tài liệu cách tường khoảng 15cm, cũng như tránh những nơi gồ ghề, nơi ẩm ướt và không để gần những chất dễ gây cháy nổ.

2. Lưu ý trong khi sử dụng
Bạn nên phân loại ghim kẹp và giấy hủy. Một khi bánh răng của máy bị vỡ bạn sẽ phải thay thế bằng bánh răng, nhưng loại bánh răng cao cấp thì có giá thành rất đắt. Nhiều dòng máy hủy tài liệu có trang bị thêm nút trả ngược khi máy bị kẹt giấy hoặc hủy nhầm chỉ cần nhấn nút này, lập tức giấy sẽ được trả ngược lại.

Trong quá trình máy vận hành bạn nên tập trung việc cắt giấy vì nhiều người nghĩ cắt giấy nhỏ nên chủ quan vì thế có thói quen làm nhiều việc cùng một lúc để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, cần có sự tập trung tuyệt đối nên nếu bạn chỉ cần lơ là một vài giây để làm việc gì đó cà vạt của bạn có thể bị cuốn vào máy bất ngờ hay những vật dụng khác có thể rơi vào khe mà hủy mất và thậm chí những lưỡi dao của máy sẽ gây thương tích của bạn.

Do đó, bạn nên mặc những bộ quần áo gọn gàng, tránh mặc quần áo rộng, hay đeo trang sức khi sử dụng máy. Ngoài ra, bạn nên tháo cà vạt hoặc buộc gọn lại trước khi sử dụng máy và tránh để tay gần lưỡi cắt của máy.

Hủy giấy với số lượng cho phép của nhà sản xuất, không nên hủy vượt thông số đó vì nó sẽ làm hỏng lưỡi dao và có thể bạn sẽ phải thay thế máy mới và tốn thêm một khoản chi phí cho công ty.Nếu hủy nhiều, bạn nên để máy nghỉ từ 5 đến 10 phút rồi mới tiếp tục sử dụng để tránh bị tình trạng máy bị nóng và gây cháy motor.

3. Sau khi sử dụng
Khi hủy xong, bạn nên chú ý thùng rác hủy xem nó đã đầy hay chưa, nếu đầy thì hãy đổ đi và vệ sinh thùng chứa. Hầu hết các máy hủy tài liệu đều ngừng hoạt động khi thùng chứa rác đầy đồng thời có thông báo trên bảng điều khiển. Ngoài ra, sau khi sử dụng máy hủy tài liệu bạn cần rút ổ cắm và nguồn điện đề phòng trẻ em hoặc vật nuôi tới gần có thế gây nguy hiểm. Và để máy chạy bền và duy trì được lâu bạn nên thường xuyên bảo dưỡng máy hủy giấy.

Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thể sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách và tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp của mình.