Kế toán thường phải scan những tài liệu gì?
Trong công việc kế toán, giấy tờ phát sinh gần như hàng ngày.
Tùy loại hình doanh nghiệp, bộ phận kế toán có thể thường xuyên xử lý:
• Hóa đơn và chứng từ.
• Phiếu thu, phiếu chi.
• Hợp đồng mua bán.
• Biên bản giao nhận.
• Hồ sơ thanh toán.
• Sao kê và tài liệu đối chiếu.
• Hồ sơ nhà cung cấp.
• Chứng từ lưu trữ theo từng kỳ kế toán.
Một bộ hồ sơ thanh toán đôi khi không chỉ có một tờ mà gồm nhiều chứng từ liên quan.
Nếu phải đặt từng trang lên mặt kính, nhấn Scan, lấy giấy ra rồi tiếp tục với trang kế tiếp, lượng thời gian dành cho công việc này sẽ tăng lên khá nhanh.
Đây là lý do máy scan cho kế toán có ADF trở nên hữu ích khi lượng chứng từ tăng.
ADF 60 tờ giúp kế toán xử lý chứng từ thuận tiện hơn
HP ScanJet Pro 3600 f1 được trang bị ADF 60 tờ.
Thay vì scan từng trang, người dùng có thể sắp xếp một tập chứng từ rồi đưa vào bộ nạp tài liệu tự động để máy xử lý liên tục.
Ví dụ, một hồ sơ thanh toán có 25–30 tờ có thể được đưa vào ADF trong một lần.
Trong thời gian máy scan, nhân viên kế toán có thể tiếp tục chuẩn bị bộ hồ sơ tiếp theo hoặc thực hiện công việc khác.
Với một bộ hồ sơ, thời gian tiết kiệm có thể chưa nhiều. Nhưng nếu một ngày phải xử lý hàng chục bộ, giảm thao tác thay từng tờ giấy sẽ tạo ra khác biệt rõ hơn.
Scan 2 mặt tự động hữu ích với hợp đồng và chứng từ
Không phải tài liệu kế toán nào cũng chỉ có nội dung một mặt.
Hợp đồng, phụ lục, biên bản và nhiều loại chứng từ có thể được in cả hai mặt.
HP ScanJet Pro 3600 f1 hỗ trợ Single-pass Duplex, tức là có khả năng thu nhận cả hai mặt tài liệu trong cùng một lượt chạy qua ADF.
Người dùng không cần:
Scan mặt trước → lấy tài liệu ra → đảo giấy → scan mặt sau → ghép lại file.
Đối với các tập hồ sơ nhiều trang, scan hai mặt một lượt giúp quy trình đơn giản hơn và giảm nguy cơ sắp xếp nhầm thứ tự tài liệu.
HP 3600 f1 hỗ trợ phòng hành chính như thế nào?
Nếu kế toán làm việc nhiều với chứng từ thì phòng hành chính lại thường quản lý nhiều loại tài liệu khác nhau.
Đó có thể là:
• Công văn đến và đi.
• Quyết định.
• Biên bản.
• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.
• Hợp đồng.
• Biểu mẫu nội bộ.
• Hồ sơ nhà cung cấp.
• Tài liệu dự án.
• Tài liệu cần lưu trữ lâu dài.
Một trong những công việc quan trọng của hành chính là biến tài liệu giấy thành dữ liệu có thể lưu trữ và tìm lại khi cần.
Vì vậy, nhu cầu không chỉ là scan nhanh mà còn phải tổ chức tài liệu sau khi scan một cách hợp lý.
Nhân sự có thể số hóa hồ sơ nhân viên ra sao?
Hồ sơ nhân sự thường bao gồm nhiều loại giấy tờ.
Một nhân viên có thể có:
• Hồ sơ ứng tuyển.
• Sơ yếu lý lịch.
• Hợp đồng lao động.
• Phụ lục hợp đồng.
• Bằng cấp và chứng chỉ.
• Quyết định điều chỉnh lương hoặc chức vụ.
• Biểu mẫu liên quan.
• Các giấy tờ cần lưu theo quy định của doanh nghiệp.
Nếu công ty chỉ có vài nhân viên, lượng hồ sơ chưa lớn.
Nhưng với doanh nghiệp có hàng trăm nhân sự, kho hồ sơ giấy có thể tăng lên đáng kể qua từng năm.
Một máy scan hồ sơ nhân sự có ADF và Duplex giúp doanh nghiệp từng bước chuyển những tài liệu này sang dữ liệu điện tử để thuận tiện hơn cho việc quản lý.
Từ scan hồ sơ đến Searchable PDF
Đây là điểm doanh nghiệp nên quan tâm khi xây dựng quy trình số hóa.
Nếu scan 10.000 trang giấy thành 10.000 hình ảnh nhưng sau đó không thể tìm được tài liệu cần thiết thì lợi ích của việc số hóa vẫn còn hạn chế.
HP ScanJet Pro 3600 f1 hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra, trong đó có Searchable PDF.
Searchable PDF có thể hiểu đơn giản là file PDF được kết hợp công nghệ nhận dạng ký tự OCR, giúp nội dung chữ trong tài liệu có khả năng được tìm kiếm.
Ví dụ, doanh nghiệp có một thư mục chứa nhiều hợp đồng.
Thay vì mở từng file để tìm tên khách hàng hoặc một nội dung cụ thể, tài liệu được OCR và tổ chức đúng cách sẽ thuận tiện hơn khi tra cứu.
Với kế toán, hành chính và nhân sự, đây là bước chuyển từ “scan để lưu” sang “scan để quản lý và khai thác lại dữ liệu”.
Có thể chuyển tài liệu scan sang Word và Excel không?
HP ScanJet Pro 3600 f1 hỗ trợ các định dạng đầu ra phục vụ công việc văn phòng như PDF, PDF/A, Searchable PDF, JPEG, TIFF, TXT, Word, Excel và CSV tùy quy trình xử lý.
Điều này hữu ích trong một số trường hợp cần lấy lại nội dung từ tài liệu giấy.
Ví dụ, một bảng dữ liệu cũ chỉ còn bản giấy có thể được scan và nhận dạng để hỗ trợ chuyển sang dạng dữ liệu có thể tiếp tục xử lý.
Tuy nhiên, OCR không phải lúc nào cũng chính xác tuyệt đối. Chất lượng nhận dạng còn phụ thuộc vào bản gốc, font chữ, độ rõ của tài liệu, bố cục bảng biểu và nhiều yếu tố khác.
Với những dữ liệu quan trọng như số tiền, mã số thuế, số hợp đồng hoặc thông tin nhân sự, người dùng vẫn nên kiểm tra lại sau khi nhận dạng.
PDF/A có ý nghĩa gì với tài liệu lưu trữ?
Ngoài PDF thông thường, HP ScanJet Pro 3600 f1 còn hỗ trợ PDF/A.
PDF/A là định dạng được thiết kế hướng đến mục đích lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài.
Đối với doanh nghiệp có nhiều hồ sơ cần lưu trong nhiều năm như hợp đồng, chứng từ, hồ sơ nhân viên hay tài liệu pháp lý, việc xây dựng quy chuẩn định dạng ngay từ đầu sẽ giúp kho dữ liệu thống nhất hơn.
Máy scan chỉ là một phần của quy trình. Doanh nghiệp vẫn cần xác định cách đặt tên file, phân thư mục, phân quyền và sao lưu dữ liệu.
Mặt kính Flatbed hữu ích với những giấy tờ khó chạy qua ADF
Trong hồ sơ kế toán, hành chính và nhân sự sẽ có những tài liệu không phù hợp để đưa qua bộ nạp tự động.
Ví dụ:
• Giấy tờ cũ.
• Tài liệu dễ rách.
• Ảnh.
• Trang sách.
• Giấy có kích thước hoặc tình trạng đặc biệt.
HP ScanJet Pro 3600 f1 kết hợp ADF và mặt kính Flatbed nên người dùng có thể lựa chọn phương pháp scan phù hợp với từng loại bản gốc.
ADF có độ phân giải quang học lên đến 600 dpi, trong khi mặt kính hỗ trợ lên đến 1.200 dpi.
Đây là lợi thế của máy scan kết hợp so với những thiết bị chỉ có bộ nạp tài liệu.
3.000 trang/ngày có phù hợp với phòng kế toán và hành chính?
HP công bố công suất scan khuyến nghị lên đến 3.000 trang/ngày cho ScanJet Pro 3600 f1.
Điều này không có nghĩa doanh nghiệp phải scan 3.000 trang mỗi ngày mới nên sử dụng máy.
Một phòng kế toán có thể ngày thường chỉ xử lý vài trăm trang, nhưng vào cuối tháng hoặc những kỳ quyết toán lượng tài liệu tăng lên đáng kể.
Phòng hành chính có thể phát sinh một đợt số hóa hồ sơ cũ kéo dài nhiều ngày.
Phòng nhân sự cũng có thể cần số hóa hàng loạt hồ sơ khi doanh nghiệp triển khai hệ thống quản lý mới.
Vì vậy, khi chọn máy scan cho văn phòng, nên xem cả khối lượng trung bình và khối lượng cao điểm.
HP EveryPage hỗ trợ giảm rủi ro bỏ sót tài liệu
Với hồ sơ quan trọng, tốc độ không phải yếu tố duy nhất.
Một trang hợp đồng hoặc chứng từ bị bỏ sót trong quá trình scan có thể gây khó khăn khi cần tra cứu lại.
HP ScanJet Pro 3600 f1 được trang bị HP EveryPage nhằm hỗ trợ quá trình nạp tài liệu đáng tin cậy hơn.
Tuy nhiên, trước khi đưa một tập chứng từ vào ADF, người dùng vẫn nên:
• Tháo ghim và kẹp giấy.
• Làm phẳng các góc giấy bị gấp.
• Tách những tờ đang dính nhau.
• Kiểm tra tài liệu quá mỏng hoặc bị rách.
• Sắp xếp đúng thứ tự trước khi scan.
Thiết bị tốt kết hợp với quy trình scan hồ sơ rõ ràng sẽ giúp giảm sai sót nhiều hơn.
Có nên dùng một máy scan riêng cho từng phòng ban?
Điều này phụ thuộc vào khối lượng công việc.
Nếu cả công ty chỉ phát sinh vài chục trang mỗi ngày, việc bố trí một máy scan dùng chung có thể hợp lý hơn.
Nhưng nếu riêng phòng kế toán đã phải xử lý hàng trăm trang mỗi ngày, việc đặt máy scan tài liệu chuyên dụng ngay tại bộ phận có thể giúp giảm thời gian di chuyển và chờ đợi.
Doanh nghiệp nên xem máy scan như một công cụ trong quy trình làm việc thay vì chỉ nhìn vào giá thiết bị.
Một máy được sử dụng đúng vị trí có thể giúp nhiều nhân viên tiết kiệm thời gian hàng ngày.
Lưu ý về kết nối của HP ScanJet Pro 3600 f1
Một điểm cần xác định trước khi mua là HP ScanJet Pro 3600 f1 sử dụng USB 3.0 và không tích hợp sẵn LAN/WiFi.
Do đó, model này phù hợp với mô hình:
Máy scan đặt tại phòng kế toán/hành chính/nhân sự → kết nối trực tiếp với một máy tính phụ trách xử lý tài liệu.
Nếu doanh nghiệp muốn nhiều người sử dụng trực tiếp máy scan qua mạng hoặc cần thiết bị hoạt động độc lập trong hệ thống mạng, nên trao đổi trước với đơn vị tư vấn để lựa chọn model phù hợp hơn.
Một quy trình số hóa hồ sơ đơn giản có thể bắt đầu thế nào?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai một hệ thống quá phức tạp ngay từ đầu.
Có thể bắt đầu bằng quy trình cơ bản:
Bước 1: Phân loại hồ sơ theo phòng ban và loại tài liệu.
Bước 2: Tháo ghim, kiểm tra và sắp xếp tài liệu trước khi scan.
Bước 3: Sử dụng ADF để xử lý các tập hồ sơ thông thường; dùng Flatbed với tài liệu đặc biệt.
Bước 4: Lựa chọn PDF, PDF/A hoặc Searchable PDF tùy mục đích.
Bước 5: Đặt tên file theo một quy tắc thống nhất.
Bước 6: Lưu tài liệu vào đúng thư mục hoặc hệ thống quản lý.
Bước 7: Kiểm tra file trước khi đưa bản giấy vào kho lưu trữ.
Một máy scan tốc độ tốt giúp xử lý phần chuyển đổi giấy sang dữ liệu, nhưng cách tổ chức dữ liệu sau đó mới quyết định tài liệu có thực sự dễ sử dụng hay không.
HP ScanJet Pro 3600 f1 phù hợp với bộ phận nào nhất?
Với cấu hình ADF 60 tờ, scan hai mặt một lượt, tốc độ 30 ppm/60 ipm và công suất khuyến nghị lên đến 3.000 trang/ngày, HP ScanJet Pro 3600 f1 phù hợp với những bộ phận thường xuyên xử lý hồ sơ.
Kế toán: Hóa đơn, chứng từ, hợp đồng và hồ sơ thanh toán.
Hành chính: Công văn, biểu mẫu, hồ sơ pháp lý và tài liệu lưu trữ.
Nhân sự: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và giấy tờ liên quan.
Kinh doanh: Hợp đồng, đơn hàng và hồ sơ khách hàng.
Pháp lý: Hợp đồng và các bộ tài liệu nhiều trang.
Điểm quan trọng không phải phòng ban nào “bắt buộc” phải dùng HP 3600 f1, mà là khối lượng và cách xử lý tài liệu thực tế của bộ phận đó.
Liên hệ tư vấn máy scan cho kế toán, hành chính – Công ty Huy Thuận
Công ty Huy Thuận cung cấp và tư vấn Máy Scan HP ScanJet Pro 3600 f1 – Scan 2 mặt, ADF 60 tờ, 30 trang/phút (20G06A) dành cho văn phòng và doanh nghiệp có nhu cầu số hóa hồ sơ.
Nếu đang tìm máy scan cho phòng kế toán, máy scan hồ sơ nhân sự hoặc máy scan tài liệu hành chính, khách hàng có thể cung cấp cho Huy Thuận một số thông tin thực tế như:
Loại hồ sơ thường xuyên cần scan
Số trang trung bình mỗi ngày
Tài liệu một mặt hay hai mặt
Có cần OCR/Searchable PDF hay không
Có cần mặt kính Flatbed hay không
Sử dụng USB hay cần LAN/WiFi
Từ quy trình công việc thực tế, Huy Thuận sẽ hỗ trợ lựa chọn cấu hình phù hợp thay vì chỉ dựa trên thông số hoặc giá máy.
Huy Thuận – Tư vấn máy scan theo nhu cầu số hóa tài liệu thực tế của doanh nghiệp.
