ADF trên máy scan là gì?
ADF – Automatic Document Feeder là bộ nạp tài liệu tự động.
Thay vì đặt từng tờ giấy lên mặt kính, người dùng có thể đưa một tập tài liệu vào khay ADF. Máy sẽ tự động kéo từng tờ qua bộ phận quét.
Ví dụ, khi cần scan một bộ hồ sơ 40 trang, máy có ADF cho phép đặt cả tập tài liệu vào khay rồi thực hiện lệnh scan. Người dùng không phải đứng cạnh máy để thay từng trang.
Đây là một trong những tính năng quan trọng khi lựa chọn máy scan tài liệu cho văn phòng.
Máy có ADF chưa chắc đã scan được 2 mặt
Đây là điểm khá nhiều người dễ nhầm khi chọn máy.
Một thiết bị được ghi “có ADF” chỉ có nghĩa là máy có khả năng tự động nạp nhiều tờ tài liệu. Điều đó chưa khẳng định máy có thể scan hai mặt tự động.
Có những máy:
ADF 1 mặt: Tự động nạp nhiều tờ nhưng chỉ quét một mặt của tài liệu.
ADF Duplex: Có khả năng xử lý tài liệu có nội dung ở cả hai mặt.
Vì vậy, nếu công việc thường xuyên scan hợp đồng, hồ sơ hoặc chứng từ hai mặt, khách hàng nên kiểm tra kỹ thông số Duplex Scanning thay vì chỉ nhìn thấy chữ ADF.
ADF Duplex là gì?
ADF Duplex có thể hiểu là bộ nạp tài liệu tự động hỗ trợ scan hai mặt.
Người dùng đặt tập tài liệu hai mặt vào ADF, máy sẽ tự động xử lý cả mặt trước và mặt sau mà không phải lấy giấy ra đảo thủ công.
Đối với văn phòng thường xuyên xử lý hồ sơ nhiều trang, lợi ích dễ nhận thấy nhất là giảm số thao tác của người sử dụng.
Thay vì:
Scan mặt trước → lấy tài liệu ra → đảo giấy → scan mặt sau → sắp xếp lại file.
Máy có ADF Duplex có thể tự động hóa phần lớn quá trình này.
Single-pass Duplex khác gì scan đảo mặt?
Khi tìm hiểu máy scan 2 mặt, người dùng còn có thể gặp thuật ngữ Single-pass Duplex.
Đây là một điểm đáng chú ý.
Với một số cơ chế Duplex, tài liệu cần được đưa qua bộ phận quét rồi máy thực hiện thao tác đảo giấy để xử lý mặt còn lại.
Trong khi đó, Single-pass Duplex cho phép thu nhận cả hai mặt của tờ tài liệu trong một lượt chạy.
Điều này giúp quá trình scan tài liệu hai mặt nhanh và thuận tiện hơn, đặc biệt khi phải xử lý những tập hồ sơ lớn.
HP ScanJet Pro 3600 f1 (20G06A) là một ví dụ sử dụng cơ chế Single-pass Duplex.
30 ppm và 60 ipm trên máy scan có nghĩa là gì?
Thông số tốc độ của máy scan hai mặt thường xuất hiện dưới hai đơn vị ppm và ipm.
Với HP ScanJet Pro 3600 f1, tốc độ được công bố lên đến 30 ppm / 60 ipm ở 300 dpi.
Có thể hiểu đơn giản:
30 ppm – pages per minute: Khoảng 30 tờ tài liệu mỗi phút.
60 ipm – images per minute: Khoảng 60 mặt ảnh mỗi phút khi xử lý tài liệu hai mặt.
Một tờ giấy hai mặt tương ứng với hai hình ảnh cần thu nhận. Vì máy có thể scan hai mặt trong một lượt nên tốc độ được thể hiện là 30 tờ/60 mặt mỗi phút.
Tốc độ thực tế có thể thay đổi theo độ phân giải, loại tài liệu và các bước xử lý hình ảnh hoặc OCR được lựa chọn.
ADF 60 tờ có lợi gì khi scan hồ sơ?
Bên cạnh khả năng scan hai mặt, dung lượng ADF cũng là thông số nên xem xét.
HP ScanJet Pro 3600 f1 được trang bị ADF 60 tờ.
Nếu một bộ hồ sơ có khoảng 40–50 tờ, người dùng có thể đưa gần như toàn bộ tập tài liệu vào ADF để máy xử lý liên tục.
Điều này khác khá nhiều so với cách scan từng trang bằng mặt kính.
Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian tiết kiệm được không chỉ nằm ở tốc độ của máy mà còn ở việc người sử dụng không phải đứng cạnh thiết bị liên tục để thay giấy.
Khi nào văn phòng thực sự cần máy scan 2 mặt tự động?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư máy scan ADF Duplex.
Nếu mỗi ngày chỉ scan vài giấy tờ một mặt, máy scan mặt kính hoặc thiết bị đa chức năng thông thường có thể đã đáp ứng được nhu cầu.
Nhưng máy scan hai mặt bắt đầu phát huy giá trị khi công việc thường xuyên xuất hiện:
• Hợp đồng nhiều trang và có nội dung hai mặt.
• Hồ sơ nhân viên cần số hóa.
• Chứng từ kế toán cần lưu trữ điện tử.
• Hồ sơ khách hàng hoặc đối tác.
• Công văn, biểu mẫu và tài liệu hành chính.
• Hồ sơ pháp lý cần lưu trữ lâu dài.
• Các dự án chuyển đổi tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử.
Càng nhiều tài liệu hai mặt, lợi ích của ADF Duplex càng rõ.
Máy scan 2 mặt đặc biệt phù hợp với kế toán
Kế toán là một trong những bộ phận thường xuyên phải xử lý tài liệu giấy.
Hóa đơn, chứng từ, phiếu thu chi, hợp đồng và các hồ sơ liên quan có thể tích lũy với số lượng khá lớn theo thời gian.
Một máy scan tài liệu có ADF và Duplex giúp bộ phận kế toán đưa cả tập hồ sơ vào máy và số hóa liên tục, thay vì xử lý từng trang.
Nếu kết hợp với OCR và Searchable PDF, tài liệu sau khi scan còn có thể được tìm kiếm theo nội dung, thuận tiện hơn cho việc tra cứu sau này.
Hành chính và nhân sự có cần ADF Duplex không?
Với bộ phận hành chính và nhân sự, loại tài liệu lại khác.
Đó có thể là:
• Hồ sơ nhân viên.
• Hợp đồng lao động.
• Quyết định và công văn.
• Hồ sơ tuyển dụng.
• Biểu mẫu nội bộ.
• Hồ sơ bảo hiểm và giấy tờ liên quan.
Nếu doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên hoặc đang thực hiện dự án số hóa hồ sơ cũ, máy scan 2 mặt tốc độ cao sẽ giúp giảm đáng kể lượng thao tác thủ công.
Scan tài liệu không chỉ là biến giấy thành hình ảnh
Trước đây, nhu cầu scan thường đơn giản là tạo một bản PDF hoặc hình ảnh từ tài liệu giấy.
Trong môi trường số hóa hiện nay, yêu cầu có thể cao hơn.
Doanh nghiệp thường muốn tài liệu sau khi scan có thể:
• Lưu thành PDF.
• Lưu theo chuẩn PDF/A.
• Tạo Searchable PDF.
• Nhận dạng chữ bằng OCR.
• Chuyển nội dung sang Word.
• Xuất dữ liệu sang Excel hoặc các định dạng khác.
• Lưu trữ theo từng khách hàng, nhân viên hoặc hồ sơ.
Vì vậy, khi chọn máy scan cho doanh nghiệp, không nên chỉ nhìn vào tốc độ. Quy trình xử lý dữ liệu sau khi scan cũng rất quan trọng.
HP ScanJet Pro 3600 f1 phù hợp với nhu cầu nào?
Nếu doanh nghiệp đang tìm một máy scan 2 mặt tự động cho văn phòng, HP ScanJet Pro 3600 f1 là một model đáng cân nhắc trong nhóm thiết bị xử lý tài liệu chuyên dụng.
Máy có những thông số đáng chú ý:
Scan hai mặt: Single-pass Duplex
Tốc độ: Lên đến 30 ppm / 60 ipm
ADF: 60 tờ
Công suất khuyến nghị: Lên đến 3.000 trang/ngày
Scan ADF: Độ phân giải quang học lên đến 600 dpi
Scan mặt kính: Độ phân giải quang học lên đến 1.200 dpi
Kết nối: USB 3.0
Mã sản phẩm: 20G06A
Sự kết hợp giữa ADF 60 tờ + scan hai mặt một lượt + tốc độ 30 ppm/60 ipm phù hợp với văn phòng thường xuyên phải số hóa các bộ hồ sơ nhiều trang.
Một lưu ý trước khi chọn HP ScanJet Pro 3600 f1
HP ScanJet Pro 3600 f1 tập trung vào khả năng xử lý tài liệu và sử dụng kết nối USB 3.0.
Model này không tích hợp sẵn LAN và WiFi.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần đặt máy tại một bàn làm việc chuyên xử lý hồ sơ và kết nối trực tiếp với máy tính, HP 3600 f1 là cấu hình phù hợp để cân nhắc.
Ngược lại, nếu yêu cầu nhiều người dùng truy cập trực tiếp máy scan qua mạng LAN hoặc WiFi, nên lựa chọn model có khả năng kết nối mạng phù hợp hơn.
Nên chọn máy scan ADF Duplex dựa trên điều gì?
Khi mua máy scan cho văn phòng, thay vì chỉ hỏi “máy này scan nhanh không?”, doanh nghiệp nên xác định trước một số nhu cầu thực tế.
Tài liệu một mặt hay hai mặt?
Nếu phần lớn hồ sơ là hai mặt, nên ưu tiên Single-pass Duplex.
Mỗi lần thường scan bao nhiêu tờ?
Nếu thường xuyên xử lý các bộ hồ sơ vài chục trang, dung lượng ADF càng lớn càng thuận tiện.
Mỗi ngày scan bao nhiêu trang?
Khối lượng tài liệu hàng ngày giúp xác định đúng phân khúc máy.
Có cần mặt kính Flatbed không?
Nếu thường xuyên scan tài liệu cũ, ảnh, giấy mỏng hoặc các bản gốc không thể chạy qua ADF thì nên chọn máy kết hợp cả ADF và Flatbed.
Có cần LAN hoặc WiFi không?
Đây là yếu tố cần xác định ngay từ đầu để tránh mua máy rồi mới phát hiện phương thức kết nối không phù hợp với hệ thống văn phòng.
ADF Duplex giúp tiết kiệm điều gì cho doanh nghiệp?
Giá trị của máy scan 2 mặt tự động không đơn thuần nằm ở việc scan nhanh hơn.
Điều đáng quan tâm hơn là giảm thao tác của con người.
Một nhân viên phải đứng lật từng tờ tài liệu, thay từng trang và sắp xếp lại file cũng là một phần chi phí vận hành.
Khi số lượng hồ sơ tăng lên, việc trang bị ADF dung lượng lớn và scan hai mặt một lượt có thể giúp quy trình số hóa trở nên gọn hơn, đồng thời để nhân viên dành thời gian cho những công việc cần xử lý nghiệp vụ nhiều hơn.
Đó cũng là cách nên nhìn khi lựa chọn máy scan cho doanh nghiệp: không chỉ mua một thiết bị scan, mà lựa chọn công cụ phù hợp với quy trình xử lý tài liệu.
Liên hệ tư vấn máy scan 2 mặt – Công ty Huy Thuận
Công ty Huy Thuận cung cấp và tư vấn các dòng máy scan tài liệu, máy scan ADF và máy scan 2 mặt tự động dành cho văn phòng và doanh nghiệp.
Trong đó, HP ScanJet Pro 3600 f1 – Scan 2 mặt, ADF 60 tờ, 30 trang/phút (20G06A) phù hợp với những đơn vị cần xử lý hồ sơ hai mặt thường xuyên và sử dụng máy tại vị trí kết nối trực tiếp với máy tính.
Khi liên hệ Huy Thuận, khách hàng chỉ cần cung cấp một số nhu cầu cơ bản như số trang scan mỗi ngày, tài liệu một mặt hay hai mặt, số tờ mỗi bộ hồ sơ, có cần mặt kính Flatbed và có yêu cầu LAN/WiFi hay không.
Từ nhu cầu thực tế, Huy Thuận sẽ hỗ trợ lựa chọn cấu hình máy phù hợp, tránh trường hợp mua máy có ADF nhưng không scan được hai mặt hoặc lựa chọn thiết bị không phù hợp với khối lượng hồ sơ.
Huy Thuận – Tư vấn máy scan theo nhu cầu số hóa tài liệu thực tế của doanh nghiệp.
