Văn phòng nhỏ và vừa thực tế cần scan những gì?
Nhu cầu scan trong doanh nghiệp thường không xuất hiện ở một bộ phận duy nhất.
Kế toán cần scan hóa đơn, chứng từ, phiếu thu chi và hồ sơ thanh toán.
Hành chính xử lý công văn, hợp đồng, biên bản và hồ sơ pháp lý.
Nhân sự quản lý hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, quyết định và bằng cấp.
Kinh doanh có hợp đồng, đơn hàng, hồ sơ khách hàng và biên bản giao nhận.
Một doanh nghiệp không cần có hàng nghìn nhân viên mới phát sinh lượng tài liệu đáng kể.
Chỉ cần vài bộ phận cùng sử dụng giấy tờ hàng ngày, nhu cầu số hóa hồ sơ văn phòng đã có thể lên đến hàng trăm trang.
Đừng chọn máy scan chỉ dựa vào tốc độ
Một sai lầm khá phổ biến khi mua máy scan là tập trung quá nhiều vào con số trang/phút.
Ví dụ:
Máy A có tốc độ 25 trang/phút.
Máy B có tốc độ 30 trang/phút.
Nếu chỉ nhìn thông số, người mua dễ cho rằng máy B luôn là lựa chọn tốt hơn.
Nhưng nếu văn phòng chỉ scan 200–500 trang mỗi ngày thì điều đáng quan tâm hơn có thể là:
Máy có scan hai mặt tự động không?
ADF chứa được bao nhiêu tờ?
Có mặt kính Flatbed không?
Công suất khuyến nghị có phù hợp không?
Có hỗ trợ OCR và Searchable PDF không?
Máy kết nối USB hay cần LAN/WiFi?
Một máy scan phù hợp với quy trình làm việc thường mang lại hiệu quả thực tế hơn một thiết bị có thông số cao nhưng nhiều tính năng không được sử dụng.
HP ScanJet Pro 2600 f1 nằm ở phân khúc nhu cầu nào?
HP ScanJet Pro 2600 f1 hướng đến nhóm máy scan tài liệu chuyên dụng cho văn phòng.
Máy có những thông số chính:
Tốc độ scan: Lên đến 25 ppm/50 ipm ở 300 dpi
Scan hai mặt: Single-pass Duplex
ADF: 60 tờ
Công suất khuyến nghị: Lên đến 1.500 trang/ngày
Loại máy: ADF + Flatbed
Độ phân giải ADF: Lên đến 600 dpi
Độ phân giải Flatbed: Lên đến 1.200 dpi
Kết nối: USB 2.0
Mã sản phẩm: 20G05A
Nhìn vào cấu hình này có thể thấy HP 2600 f1 không phải scanner production dành cho những trung tâm số hóa khối lượng cực lớn.
Nó phù hợp hơn với công việc scan hàng ngày của doanh nghiệp và văn phòng.
Nếu mỗi ngày scan vài trăm trang, HP 2600 f1 có đủ không?
Đây chính là nhóm nhu cầu khá phù hợp với HP ScanJet Pro 2600 f1.
Ví dụ, một văn phòng có khối lượng:
200 trang/ngày: Nhu cầu tương đối nhẹ so với khả năng của máy.
500 trang/ngày: HP 2600 f1 có thể phát huy khá tốt lợi thế ADF và Duplex.
1.000 trang/ngày: Vẫn nằm trong nhóm công việc phù hợp để cân nhắc.
Tiệm cận 1.500 trang/ngày thường xuyên: Nên xem kỹ quy trình vận hành và khả năng tăng trưởng khối lượng tài liệu.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên vượt mức này, lựa chọn model có công suất cao hơn sẽ hợp lý hơn.
Điểm cần lưu ý là không nên lấy 1.500 trang/ngày làm mục tiêu phải chạy đủ mỗi ngày. Đây là công suất khuyến nghị giúp người dùng xác định phân khúc thiết bị.
ADF 60 tờ có quan trọng với văn phòng nhỏ không?
Có, nếu mỗi bộ hồ sơ thường gồm nhiều trang.
Giả sử phòng kế toán cần scan một bộ chứng từ 45 tờ.
Với ADF 60 tờ, toàn bộ tập tài liệu có thể được đưa vào máy để xử lý liên tục.
Nếu máy chỉ có ADF 20 tờ, người dùng sẽ phải chia bộ hồ sơ thành nhiều lần.
Vì vậy, khi chọn máy scan cho văn phòng, không nên chỉ hỏi mỗi ngày scan bao nhiêu trang mà còn nên hỏi:
Mỗi lần thường scan bao nhiêu tờ?
Đây là hai vấn đề khác nhau.
Một văn phòng chỉ scan 300 trang/ngày nhưng mỗi bộ hồ sơ có 40–50 tờ vẫn có thể hưởng lợi rõ rệt từ ADF 60 tờ.
Scan 2 mặt một lượt giúp giảm thao tác
Hợp đồng, hồ sơ nhân viên và nhiều tài liệu hành chính thường có nội dung ở cả hai mặt.
HP ScanJet Pro 2600 f1 hỗ trợ Single-pass Duplex, cho phép thu nhận hai mặt tài liệu trong cùng một lượt chạy qua ADF.
Người dùng không cần scan mặt trước rồi đảo toàn bộ tập giấy để tiếp tục scan mặt sau.
Đối với một vài trang, thao tác này không phải vấn đề lớn.
Nhưng khi phải xử lý hàng chục bộ hồ sơ mỗi ngày, scan hai mặt tự động sẽ giúp quy trình gọn hơn đáng kể.
25 trang/phút có chậm không?
Không thể kết luận chỉ từ một con số.
Với HP ScanJet Pro 2600 f1, tốc độ lên đến 25 ppm/50 ipm.
Nếu văn phòng cần scan vài trăm trang mỗi ngày, tốc độ này kết hợp với ADF 60 tờ và Single-pass Duplex có thể đáp ứng tốt nhiều quy trình thông thường.
Ngược lại, nếu một nhân viên phải dành phần lớn ngày làm việc để scan hàng nghìn trang liên tục thì tốc độ cao hơn sẽ bắt đầu mang lại giá trị rõ hơn.
Vì vậy, câu hỏi phù hợp hơn không phải:
“25 trang/phút có nhanh không?”
Mà là:
“25 trang/phút có đủ với lượng hồ sơ của văn phòng mình không?”
Có cần mặt kính Flatbed không?
Đây là một điểm đôi khi bị bỏ qua khi mua máy scan tài liệu.
Nếu doanh nghiệp chỉ scan giấy A4 mới, phẳng và cùng kích thước, ADF có thể xử lý phần lớn công việc.
Nhưng trong văn phòng thực tế có thể gặp:
• Tài liệu cũ.
• Giấy dễ rách.
• Ảnh.
• Trang sách.
• Bản gốc không thể chạy qua bộ kéo giấy.
HP ScanJet Pro 2600 f1 có cả ADF và mặt kính Flatbed.
ADF được sử dụng cho các tập tài liệu thông thường, còn Flatbed có thể xử lý những bản gốc đặc biệt.
Với doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn sử dụng một máy cho nhiều loại tài liệu, đây là một lợi thế đáng cân nhắc.
OCR và Searchable PDF có cần thiết với doanh nghiệp nhỏ?
Nếu chỉ scan vài giấy tờ để gửi qua email, có thể chưa cần quan tâm nhiều.
Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng kho hồ sơ điện tử, OCR và Searchable PDF trở nên hữu ích hơn.
Ví dụ, phòng hành chính đã scan hàng nghìn hợp đồng thành PDF.
Nếu tài liệu chỉ là hình ảnh, việc tìm kiếm nội dung bên trong sẽ khó hơn.
Với Searchable PDF, nội dung chữ được nhận dạng để hỗ trợ tìm kiếm.
Từ đó, doanh nghiệp có thể từng bước chuyển từ:
Lưu giấy trong tủ hồ sơ
sang
Scan thành PDF
và tiến thêm một bước:
Số hóa thành tài liệu có thể tìm kiếm và quản lý.
Đây mới là giá trị lâu dài của việc đầu tư máy scan.
HP 2600 f1 phù hợp với mô hình một máy scan – một máy tính
Có một điểm cần xác định rõ trước khi chọn model này.
HP ScanJet Pro 2600 f1 sử dụng USB 2.0 và không tích hợp LAN/WiFi.
Do đó, máy phù hợp với mô hình:
Một bộ phận → một máy scan → một máy tính xử lý tài liệu.
Ví dụ:
Phòng kế toán đặt HP 2600 f1 cạnh máy tính của nhân viên phụ trách chứng từ.
Hoặc phòng hành chính bố trí một máy tính chuyên số hóa hồ sơ.
Nếu đó là cách doanh nghiệp sử dụng máy thì việc không có LAN/WiFi không phải vấn đề lớn.
Khi nào không nên chọn HP ScanJet Pro 2600 f1?
HP 2600 f1 sẽ không phải lựa chọn tối ưu nếu doanh nghiệp có một trong những nhu cầu sau:
• Thường xuyên scan khối lượng vượt xa 1.500 trang/ngày.
• Cần tốc độ xử lý cao hơn.
• Nhiều nhân viên cần sử dụng trực tiếp máy qua mạng.
• Bắt buộc phải có LAN hoặc WiFi.
• Triển khai dự án số hóa quy mô rất lớn.
• Cần scanner production hoạt động với cường độ cao.
Trong những trường hợp này, lựa chọn model cao hơn ngay từ đầu có thể hợp lý hơn.
HP ScanJet Pro 2600 f1 hay 3600 f1?
Đây là hai model khá gần nhau và cũng là điểm khách hàng dễ phân vân.
Cả hai đều có ADF 60 tờ, Single-pass Duplex và mặt kính Flatbed.
Khác biệt đáng chú ý nằm ở tốc độ và công suất.
HP ScanJet Pro 2600 f1: Lên đến 25 ppm/50 ipm, công suất khuyến nghị lên đến 1.500 trang/ngày.
HP ScanJet Pro 3600 f1: Lên đến 30 ppm/60 ipm, công suất khuyến nghị lên đến 3.000 trang/ngày.
Có thể hiểu đơn giản:
Nhu cầu scan vừa phải → HP 2600 f1 đáng cân nhắc.
Khối lượng scan thường xuyên cao hơn → nên xem HP 3600 f1.
Không nhất thiết phải chọn model cao hơn nếu doanh nghiệp không khai thác đến công suất đó.
Khi nào HP ScanJet Pro 2600 f1 là đủ?
HP 2600 f1 đáng cân nhắc nếu văn phòng có những đặc điểm sau:
• Scan tài liệu thường xuyên nhưng khối lượng ở mức vừa phải.
• Mỗi ngày xử lý từ vài trăm trang và có những thời điểm cao hơn.
• Hồ sơ thường có cả tài liệu một mặt và hai mặt.
• Mỗi tập hồ sơ có thể lên đến vài chục tờ.
• Cần cả ADF và Flatbed.
• Muốn sử dụng OCR/Searchable PDF để số hóa tài liệu.
• Máy được kết nối trực tiếp với một máy tính.
• Chưa cần công suất của dòng scanner cao hơn.
Trong trường hợp này, lựa chọn máy scan đúng công suất thường hợp lý hơn chạy theo model có thông số cao nhất.
Chọn máy scan nên bắt đầu từ số trang thực tế
Trước khi hỏi giá hoặc chọn model, doanh nghiệp có thể tự trả lời 6 câu hỏi:
1. Mỗi ngày cần scan khoảng bao nhiêu trang?
2. Những ngày cao điểm có thể lên bao nhiêu trang?
3. Tài liệu thường là một mặt hay hai mặt?
4. Mỗi bộ hồ sơ thường có bao nhiêu tờ?
5. Có tài liệu cần đặt trên mặt kính Flatbed không?
6. Máy chỉ kết nối một máy tính hay cần LAN/WiFi cho nhiều người dùng?
Chỉ với những thông tin này, việc lựa chọn máy scan đã chính xác hơn rất nhiều.
Một doanh nghiệp scan 300 trang/ngày sẽ có bài toán khác doanh nghiệp scan 3.000 trang/ngày.
Chọn đúng công suất vừa tiết kiệm chi phí đầu tư, vừa giúp thiết bị được khai thác đúng với công việc thực tế.
Liên hệ tư vấn máy scan văn phòng – Công ty Huy Thuận
Công ty Huy Thuận cung cấp và tư vấn Máy Scan HP ScanJet Pro 2600 f1 – Scan 2 mặt, ADF 60 tờ, 25 trang/phút (20G05A) cùng các dòng máy scan tài liệu dành cho doanh nghiệp.
Nếu chưa biết HP 2600 f1 đã đủ hay cần lên model cao hơn, khách hàng chỉ cần cung cấp:
Số trang scan trung bình mỗi ngày
Khối lượng scan cao điểm
Số tờ trung bình của mỗi bộ hồ sơ
Tài liệu một mặt hay hai mặt
Có cần Flatbed hay không
Có cần OCR/Searchable PDF không
Sử dụng USB hay cần LAN/WiFi
Từ nhu cầu thực tế, Huy Thuận sẽ hỗ trợ lựa chọn máy scan phù hợp với khối lượng công việc, tránh đầu tư dư công suất hoặc chọn thiết bị thấp hơn nhu cầu.
Huy Thuận – Tư vấn máy scan theo quy trình số hóa tài liệu thực tế của doanh nghiệp.
