Thế nào là scan hồ sơ số lượng lớn?
Khái niệm scan hồ sơ số lượng lớn không nhất thiết có nghĩa là doanh nghiệp phải scan hàng chục nghìn trang mỗi ngày.
Với một nhân viên văn phòng, việc phải xử lý liên tục 500–1.000 trang tài liệu trong ngày đã rất khác so với thỉnh thoảng scan vài tờ giấy.
Nguồn tài liệu có thể đến từ:
• Hồ sơ kế toán và chứng từ.
• Hợp đồng khách hàng.
• Hồ sơ nhân viên.
• Công văn và tài liệu hành chính.
• Hồ sơ pháp lý.
• Hồ sơ dự án.
• Tài liệu lưu trữ nhiều năm cần chuyển sang dữ liệu điện tử.
Khi số lượng tăng lên, sử dụng mặt kính để đặt từng trang hoặc ADF dung lượng nhỏ sẽ bắt đầu làm chậm toàn bộ quy trình.
Đây là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc một máy scan tài liệu chuyên dụng.
Tốc độ 30 trang/phút có đủ cho văn phòng?
HP ScanJet Pro 3600 f1 có tốc độ scan qua ADF lên đến 30 ppm / 60 ipm ở 300 dpi.
30 ppm tương ứng với khoảng 30 tờ tài liệu mỗi phút.
60 ipm tương ứng với khoảng 60 mặt ảnh mỗi phút khi xử lý tài liệu hai mặt.
Nếu chỉ nhìn con số 30 trang/phút, người dùng có thể chưa thấy nhiều khác biệt. Nhưng khi phải xử lý liên tục hàng trăm trang, tốc độ bắt đầu có ý nghĩa rõ ràng hơn.
Ví dụ, một bộ hồ sơ gồm 30 tờ hai mặt tương ứng với 60 mặt tài liệu cần số hóa. Với khả năng Single-pass Duplex, máy có thể thu nhận cả hai mặt trong cùng một lượt chạy thay vì phải scan một mặt rồi đảo lại toàn bộ tài liệu.
Tốc độ thực tế vẫn phụ thuộc vào độ phân giải, tình trạng giấy, cấu hình máy tính và các bước xử lý hình ảnh hoặc OCR.
Single-pass Duplex quan trọng thế nào khi scan hồ sơ lớn?
Đối với máy scan hồ sơ số lượng lớn, tốc độ kéo giấy chỉ là một phần của bài toán.
Nếu tài liệu hai mặt nhưng người dùng vẫn phải đảo giấy thủ công thì tổng thời gian xử lý sẽ tăng đáng kể.
HP ScanJet Pro 3600 f1 sử dụng Single-pass Duplex, cho phép thu nhận hai mặt của tài liệu trong một lượt chạy qua ADF.
Điều này đặc biệt hữu ích với:
• Hợp đồng in hai mặt.
• Hồ sơ nhân viên.
• Hồ sơ tín dụng.
• Chứng từ lưu trữ.
• Hồ sơ pháp lý.
• Tài liệu dự án nhiều trang.
Khi xử lý vài trăm tờ mỗi ngày, việc giảm thao tác đảo giấy có thể tạo ra khác biệt đáng kể trong quy trình làm việc.
ADF 60 tờ giúp giảm thời gian đứng chờ máy
HP ScanJet Pro 3600 f1 được trang bị ADF 60 tờ.
Điều này có nghĩa người dùng có thể đặt một tập tài liệu lên đến 60 tờ vào bộ nạp tự động thay vì đưa từng trang vào máy.
Giả sử phòng kế toán có 10 bộ hồ sơ, mỗi bộ khoảng 40–50 tờ. Với ADF 60 tờ, từng bộ hồ sơ có thể được đưa vào máy và xử lý liên tục.
Nhân viên không phải đứng cạnh thiết bị để thay từng tờ.
Đây là một điểm quan trọng khi đánh giá hiệu quả của máy scan trong môi trường doanh nghiệp. Thời gian tiết kiệm không chỉ đến từ tốc độ scan mà còn từ việc giảm số lần người dùng phải can thiệp vào quá trình xử lý tài liệu.
Công suất 3.000 trang/ngày nói lên điều gì?
Một thông số rất đáng quan tâm trên HP ScanJet Pro 3600 f1 là công suất scan khuyến nghị lên đến 3.000 trang/ngày.
Thông số này giúp người mua hình dung phân khúc công việc mà thiết bị hướng đến.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên scan vài trăm đến khoảng vài nghìn trang trong một ngày làm việc, HP 3600 f1 được thiết kế để đáp ứng nhóm nhu cầu này.
Tuy nhiên, 3.000 trang/ngày không nên hiểu là bắt buộc phải scan đủ 3.000 trang mỗi ngày.
Một phòng kế toán có thể chỉ scan 300 trang vào ngày bình thường nhưng đến cuối tháng cần xử lý 1.500–2.000 trang. Một dự án số hóa hồ sơ cũng có thể phát sinh khối lượng lớn trong từng giai đoạn.
Vì vậy, khi chọn máy nên nhìn vào cả khối lượng trung bình và những thời điểm cao điểm.
HP EveryPage hỗ trợ khi xử lý nhiều tài liệu
Khi scan một tập hồ sơ lớn, một rủi ro cần quan tâm là nhiều tờ giấy bị kéo cùng lúc.
Nếu không phát hiện, một số trang có thể bị bỏ sót trong file số hóa.
HP trang bị HP EveryPage nhằm hỗ trợ quá trình nạp tài liệu đáng tin cậy hơn.
Điều này có ý nghĩa đối với những hồ sơ cần đảm bảo tính đầy đủ như hợp đồng, tài liệu kế toán, hồ sơ nhân viên hoặc tài liệu pháp lý.
Dù vậy, người dùng vẫn nên chuẩn bị tài liệu trước khi scan: tháo ghim, loại bỏ kẹp giấy, tách các tờ bị dính và kiểm tra những trang bị gấp góc.
Một máy scan tốt kết hợp với quy trình chuẩn bị tài liệu tốt sẽ giúp quá trình số hóa ổn định hơn.
Không phải tài liệu nào cũng nên đưa qua ADF
Một lợi thế khác của HP ScanJet Pro 3600 f1 là máy không chỉ có ADF.
Thiết bị còn được trang bị mặt kính Flatbed.
ADF phù hợp để xử lý nhanh tài liệu văn phòng thông thường, nhưng doanh nghiệp có thể gặp những loại bản gốc như:
• Tài liệu cũ và dễ rách.
• Giấy mỏng.
• Ảnh.
• Trang sách.
• Giấy tờ có kích thước hoặc tình trạng không phù hợp để chạy qua ADF.
Trong những trường hợp này, người dùng có thể đặt tài liệu trực tiếp lên mặt kính.
HP 3600 f1 hỗ trợ độ phân giải quang học lên đến 600 dpi qua ADF và 1.200 dpi trên mặt kính.
Việc kết hợp ADF + Flatbed giúp một máy có thể xử lý nhiều loại hồ sơ khác nhau trong cùng văn phòng.
Scan nhanh nhưng sau đó lưu tài liệu thế nào?
Một dự án số hóa hồ sơ không kết thúc ở việc đưa giấy qua máy scan.
Sau khi scan, doanh nghiệp còn phải nghĩ đến việc lưu trữ và tìm lại tài liệu.
Nếu hàng nghìn trang giấy chỉ được chuyển thành hàng nghìn file ảnh với tên khó nhận biết, việc tra cứu sau này vẫn rất mất thời gian.
HP ScanJet Pro 3600 f1 hỗ trợ nhiều định dạng phục vụ công việc văn phòng như:
• PDF.
• PDF/A.
• Searchable PDF.
• JPEG.
• TIFF.
• TXT.
• Word.
• Excel.
• CSV.
Đặc biệt, Searchable PDF kết hợp OCR giúp nội dung chữ trong tài liệu có thể được nhận dạng và tìm kiếm.
Ví dụ, thay vì mở từng file hợp đồng để tìm tên khách hàng, hệ thống tài liệu được tổ chức tốt có thể hỗ trợ tìm kiếm theo nội dung đã được nhận dạng.
Đây là sự khác biệt giữa scan tài liệu và xây dựng một quy trình số hóa hồ sơ thực sự.
Phòng kế toán có phù hợp với HP ScanJet Pro 3600 f1?
Kế toán là một trong những nhóm có nhu cầu sử dụng máy scan tài liệu khá rõ.
Công việc thường xuyên phát sinh:
• Hóa đơn.
• Chứng từ.
• Phiếu thu chi.
• Hợp đồng.
• Biên bản.
• Hồ sơ thanh toán.
• Tài liệu đối chiếu.
Nếu lượng tài liệu chỉ vài tờ mỗi ngày, chưa nhất thiết phải đầu tư máy scan chuyên dụng.
Nhưng khi một nhân viên phải dành nhiều thời gian để scan từng tập chứng từ, ADF 60 tờ và scan hai mặt tự động bắt đầu mang lại hiệu quả rõ hơn.
Phòng hành chính và nhân sự thì sao?
Hành chính và nhân sự cũng thường quản lý lượng hồ sơ giấy khá lớn.
Một nhân viên có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết định, bằng cấp, biểu mẫu và các giấy tờ liên quan.
Với doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên, lượng hồ sơ cần số hóa có thể tăng nhanh.
HP ScanJet Pro 3600 f1 phù hợp với mô hình đặt một máy scan chuyên xử lý hồ sơ tại bộ phận hành chính hoặc nhân sự để các tài liệu được số hóa theo quy trình thống nhất.
HP 3600 f1 có phù hợp cho dự án số hóa hồ sơ cũ?
Có, nhưng cần nhìn vào quy mô dự án.
Với công suất khuyến nghị lên đến 3.000 trang/ngày, HP ScanJet Pro 3600 f1 phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu số hóa hồ sơ ở quy mô văn phòng hoặc theo từng bộ phận.
Ví dụ:
Một doanh nghiệp có vài chục thùng hồ sơ cần chuyển dần sang dữ liệu điện tử có thể xây dựng kế hoạch xử lý theo ngày.
Nhưng nếu dự án có hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu trang và yêu cầu vận hành liên tục với nhiều ca làm việc, doanh nghiệp nên cân nhắc dòng scanner production có công suất cao hơn.
Chọn đúng phân khúc sẽ giúp thiết bị vận hành phù hợp hơn và tránh đầu tư sai nhu cầu.
Một hạn chế cần biết: HP 3600 f1 không có LAN/WiFi
Khi lựa chọn HP ScanJet Pro 3600 f1 cho văn phòng, có một điểm cần xác định ngay từ đầu.
Máy sử dụng USB 3.0 và không tích hợp sẵn LAN hoặc WiFi.
Điều này phù hợp với mô hình:
Một máy scan + một máy tính chuyên xử lý hồ sơ.
Ví dụ, phòng kế toán có một máy tính phụ trách số hóa chứng từ và HP 3600 f1 được kết nối trực tiếp tại vị trí đó.
Nếu doanh nghiệp cần nhiều người truy cập trực tiếp máy scan qua mạng hoặc cần gửi tài liệu đến các vị trí mạng khác nhau mà không phụ thuộc máy tính kết nối USB, nên cân nhắc model có LAN/WiFi phù hợp hơn.
HP ScanJet Pro 3600 f1 phù hợp với khối lượng nào?
Có thể hình dung đơn giản:
Vài trang/ngày: Có thể chưa cần máy scan chuyên dụng.
Vài trăm trang/ngày: HP ScanJet Pro 3600 f1 bắt đầu phát huy lợi thế của ADF và Duplex.
Khoảng 1.000–3.000 trang/ngày: Phù hợp với nhóm công việc mà máy được thiết kế hướng tới, tùy quy trình và điều kiện vận hành thực tế.
Khối lượng rất lớn, vận hành liên tục: Nên cân nhắc scanner production hoặc model có công suất cao hơn.
Quan trọng nhất là không nên lựa chọn máy chỉ dựa vào con số tốc độ.
Doanh nghiệp cần xem đồng thời số trang/ngày + tài liệu một hay hai mặt + số tờ mỗi bộ hồ sơ + loại giấy + yêu cầu OCR + phương thức kết nối.
HP ScanJet Pro 3600 f1 có đáp ứng scan hồ sơ số lượng lớn không?
Câu trả lời phụ thuộc vào cách hiểu “số lượng lớn”.
Nếu doanh nghiệp cần một máy scan văn phòng chuyên dụng để xử lý từ vài trăm đến vài nghìn trang tài liệu mỗi ngày, HP ScanJet Pro 3600 f1 là model đáng cân nhắc.
Máy kết hợp:
ADF 60 tờ
Scan hai mặt một lượt – Single-pass Duplex
Tốc độ lên đến 30 ppm / 60 ipm
Công suất khuyến nghị lên đến 3.000 trang/ngày
ADF + mặt kính Flatbed
Hỗ trợ OCR và Searchable PDF
Những thông số này giải quyết khá đúng bài toán của một văn phòng cần giảm thời gian xử lý hồ sơ giấy.
Nhưng nếu nhu cầu cao hơn nhiều hoặc cần máy hoạt động như một thiết bị scan mạng dùng chung cho nhiều người, doanh nghiệp nên xác định lại yêu cầu để lựa chọn phân khúc phù hợp hơn.
Liên hệ tư vấn máy scan hồ sơ – Công ty Huy Thuận
Công ty Huy Thuận cung cấp và tư vấn Máy Scan HP ScanJet Pro 3600 f1 – Scan 2 mặt, ADF 60 tờ, 30 trang/phút (20G06A) cùng các dòng máy scan tài liệu dành cho doanh nghiệp.
Khi cần lựa chọn máy scan hồ sơ số lượng lớn, khách hàng có thể cung cấp cho Huy Thuận một số thông tin thực tế:
Số trang cần scan trung bình mỗi ngày
Khối lượng cao điểm trong tháng
Tài liệu một mặt hay hai mặt
Số tờ trung bình của mỗi bộ hồ sơ
Có cần OCR/Searchable PDF hay không
Có cần LAN/WiFi hay chỉ sử dụng USB
Từ khối lượng công việc thực tế, Huy Thuận sẽ hỗ trợ lựa chọn máy scan phù hợp, tránh tình trạng mua máy công suất thấp hơn nhu cầu hoặc đầu tư thiết bị quá lớn nhưng không khai thác hết.
Huy Thuận – Tư vấn máy scan theo khối lượng và quy trình số hóa hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
