Scan hợp đồng nhiều trang nhanh hơn
Một hợp đồng có thể gồm 20–40 tờ và nhiều trang được in hai mặt.
Với ADF 60 tờ, người dùng có thể đưa cả tập hợp đồng vào máy thay vì đặt từng trang lên mặt kính.
HP 2600 f1 còn hỗ trợ Single-pass Duplex, giúp thu nhận cả hai mặt tài liệu trong một lượt chạy.
Nhờ vậy, người dùng không phải scan mặt trước rồi lấy cả tập giấy ra để đảo mặt.
Phù hợp scan chứng từ kế toán
Phòng kế toán thường xuyên phải số hóa:
• Hóa đơn, chứng từ.
• Phiếu thu, phiếu chi.
• Hồ sơ thanh toán.
• Hợp đồng và biên bản.
• Tài liệu đối chiếu.
Với tốc độ lên đến 25 ppm/50 ipm, HP ScanJet Pro 2600 f1 phù hợp với văn phòng thường xuyên xử lý từ vài chục đến vài trăm trang tài liệu mỗi ngày.
Điểm quan trọng không chỉ là tốc độ mà còn ở việc ADF tự động nạp giấy và scan hai mặt, giúp nhân viên giảm thời gian đứng thao tác với máy.
Scan hồ sơ nhân sự và hành chính
Phòng nhân sự và hành chính cũng có nhiều tài liệu cần lưu trữ lâu dài như:
• Hồ sơ nhân viên.
• Hợp đồng lao động.
• Quyết định.
• Công văn.
• Bằng cấp, chứng chỉ.
• Hồ sơ pháp lý.
Thay vì lưu hoàn toàn bằng giấy, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa hồ sơ thành PDF để thuận tiện hơn cho việc lưu trữ và tra cứu.
HP 2600 f1 có công suất scan khuyến nghị lên đến 1.500 trang/ngày, phù hợp với nhu cầu số hóa tài liệu thường xuyên ở văn phòng nhỏ và vừa.
Searchable PDF giúp tìm lại tài liệu dễ hơn
Scan tài liệu không chỉ để tạo một bản PDF.
HP ScanJet Pro 2600 f1 hỗ trợ OCR và Searchable PDF, giúp nhận dạng phần chữ trong tài liệu.
Ví dụ, khi doanh nghiệp đã lưu hàng nghìn hợp đồng, tài liệu được OCR và tổ chức đúng cách sẽ thuận tiện hơn khi cần tìm lại nội dung.
Đây là bước chuyển từ lưu hồ sơ giấy sang quản lý hồ sơ điện tử.
Có Flatbed để xử lý tài liệu đặc biệt
Không phải giấy tờ nào cũng phù hợp để đưa qua ADF.
Tài liệu cũ, giấy dễ rách, ảnh hoặc một số bản gốc đặc biệt có thể được đặt trực tiếp lên mặt kính Flatbed.
HP 2600 f1 hỗ trợ:
ADF: Độ phân giải quang học lên đến 600 dpi
Flatbed: Độ phân giải quang học lên đến 1.200 dpi
Nhờ kết hợp ADF + Flatbed, một máy có thể xử lý khá đa dạng tài liệu trong văn phòng.
Một bộ hồ sơ 50 tờ có thể xử lý thế nào?
Có thể hình dung đơn giản:
Bước 1: Tháo ghim, kiểm tra và sắp xếp tài liệu.
Bước 2: Đưa toàn bộ tập hồ sơ vào ADF 60 tờ.
Bước 3: Chọn scan hai mặt nếu tài liệu có nội dung hai bên.
Bước 4: Scan thành PDF hoặc Searchable PDF.
Bước 5: Đặt tên file và lưu vào đúng thư mục hồ sơ.
Thay vì xử lý từng trang, người dùng có thể để máy tự động kéo và scan cả tập tài liệu.
Đây chính là lợi ích thực tế của máy scan ADF Duplex trong công việc hàng ngày.
HP ScanJet Pro 2600 f1 phù hợp với ai?
Model này phù hợp với:
• Kế toán thường xuyên scan hóa đơn, chứng từ.
• Hành chính cần số hóa công văn và hồ sơ.
• Nhân sự quản lý hồ sơ nhân viên.
• Kinh doanh cần lưu hợp đồng và hồ sơ khách hàng.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang từng bước số hóa tài liệu giấy.
Nếu nhu cầu scan ở mức vài trăm trang mỗi ngày, HP 2600 f1 là model đáng cân nhắc.
Điểm cần biết trước khi chọn
HP ScanJet Pro 2600 f1 sử dụng USB 2.0 và không tích hợp LAN/WiFi.
Máy phù hợp với mô hình:
Máy scan → kết nối trực tiếp với một máy tính → xử lý và lưu hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp cần nhiều người sử dụng máy scan trực tiếp qua mạng, nên cân nhắc model có LAN/WiFi.
Nếu thường xuyên phải xử lý khối lượng vượt khoảng 1.500 trang/ngày, cũng nên xem xét dòng có công suất cao hơn.
HP 2600 f1 giúp văn phòng tiết kiệm điều gì?
Giá trị của một máy scan tài liệu chuyên dụng không chỉ nằm ở số trang máy có thể scan trong một phút.
Điều quan trọng hơn là giảm các thao tác lặp lại:
Không phải đặt từng trang lên mặt kính.
Không phải lật thủ công tài liệu hai mặt.
Không phải liên tục đứng cạnh máy để thay giấy.
Với ADF 60 tờ + Single-pass Duplex + tốc độ 25 ppm/50 ipm, HP ScanJet Pro 2600 f1 phù hợp với những văn phòng đang muốn chuyển từ cách scan thủ công sang một quy trình số hóa tài liệu gọn hơn.
Liên hệ tư vấn HP ScanJet Pro 2600 f1 – Công ty Huy Thuận
Công ty Huy Thuận cung cấp và tư vấn Máy Scan HP ScanJet Pro 2600 f1 – Scan 2 mặt, ADF 60 tờ, 25 trang/phút (20G05A) dành cho văn phòng và doanh nghiệp.
Khách hàng chỉ cần cung cấp:
Số trang scan mỗi ngày
Loại hồ sơ cần scan
Tài liệu một mặt hay hai mặt
Có cần OCR/Searchable PDF không
Sử dụng USB hay cần LAN/WiFi
Huy Thuận sẽ hỗ trợ lựa chọn model phù hợp với khối lượng công việc thực tế, tránh mua máy thiếu công suất hoặc đầu tư cao hơn nhu cầu.
Huy Thuận – Tư vấn máy scan theo nhu cầu số hóa hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
